Zakres obowiązków
Osoba na tym stanowisku:
Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz proponuje zmiany i modyfikacje systemu elektronicznego obiegu dokumentów; tworzy projekty procedur i regulacji wewnętrznych w tym zakresie
Sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw
Prowadzi szkolenia, instruktaże, warsztaty, spotkania informacyjne dla kluczowych użytkowników w zakresie działania systemu EZD
Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie posługiwania się systemem EZD, zasad archiwizacji dokumentów elektronicznych kluczowym użytkownikom systemu EZD oraz udziela merytorycznych odpowiedzi na zgłoszenia spływające na przypisany adres mailowy
Raportuje o nieprawidłowościach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD (w porozumieniu z archiwistą zakładowym)
Monitoruje przekazywanie dokumentacji do modułu archiwum systemu EZD, prowadzi konsultacje w tym obszarze oraz współpracuje z Archiwum Państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne.
Poszukiwane kompetencje
Potrzebne ci będą (wymagania niezbędne)
Wykształcenie: wyższe
Doświadczenie zawodowe co najmniej 2 lata w pracy w archiwum zakładowym w jednostkach sektora finansów publicznych
Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z przepisami wykonawczym
Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Znajomość oraz umiejętność stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno archiwalnych
Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
Inicjatywa, komunikatywność, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy w zespole, samodzielność w działaniu, odporność na stres
Znajomość i umiejętność pracy w systemach informatycznych klasy EZD
Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dodatkowym atutem będzie (wymagania dodatkowe)
Wykształcenie: wyższe magisterskie
Doświadczenie zawodowe co najmniej 1 rok zdobyte w archiwum państwowym lub zakładowym w prowadzeniu szkoleń, instruktaży w zakresie obsługi EZD PUW w zakresie wsparcia użytkownika lub/i zarządzania systemem informatycznym klasy EZD
Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia
Oferujemy
wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek za udokumentowany staż pracy powyżej 5 lat (od 5 do 20% wynagrodzenia)
dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. „trzynastka”)
dodatek służby cywilnej dla urzędników mianowanych
nagrody jubileuszowe
nagrody zgodnie z procedurą wewnętrzną urzędu
możliwość pracy zdalnej, hybrydowej (uzależnione od zajmowanego stanowiska pracy)
możliwość rozwoju: udziału w szkoleniach, projektach, dofinansowania studiów podyplomowych
ruchomy czas pracy między 7-18
dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci
karta MultiSport – dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
dofinansowanie do biletów do kina, teatru i książek
wsparcie socjalne oraz niskooprocentowane pożyczki mieszkaniowe
możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia grupowego
refundacja zakupu okularów korekcyjnych
możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
pokój dla matki z dzieckiem (w zależności od miejsca wykonywania pracy)
rowerownia (w zależności od miejsca wykonywania pracy)
działania promujące zdrowy styl życia
miła atmosfera w pracy